STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

1.    Pendahuluan.

2.    Pengertian Struktur Pengendalian Intern.

3.    Ancaman terhadap SIA.

4.    Klasifikasi Pengendalian Intern.

5.    Pengendalian CBIS.

1.  PENDAHULUAN

                Suatu perusahaan yang telah berjalan tidak boleh tidak harus memonitor kegiatannya dan hasil yang dicapainya.

Dimana manajemen harus mempunyai pandangan dan sikap yang profesional untuk memajukan atau meningkatkan hasil yang telah dicapainya.

Pandangan dan sikap tersebut di atas dinyatakan dalam kesibukan manajemen untuk selalu melihat, meneliti, menganalisa dan mengambil keputusan atas laporan-laporan yang telah sampai ke atas meja mereka.

            Dan laporan tersebut yang digunakan sebagai dasar keputusannya, baik untuk mengendalikan atau mengarahkan. Dan biasanya berbentuk meringkas kejadian yang paling terakhir terjadi dan kondisi perusahaan.

Unit/satuan pengukurannya tidak hanya menggunakan rupiah (keuntungan yang diperoleh) tetapi juga satuan jam kerja (yang dipakai), satuan berat, penggunaan karyawan (keterlibatan) atau ukuran yang lain yang diperlukannya. 

            Nah di samping laporan berfungsi untuk mengendalikan dan mengarahkan, laporan juga mempunyai arti untuk menilai , yaitu :

1.    Apakah kebijaksanaan perusahaan yang telah ditentukan dijalankan atau belum.

2.    Apakah kondisi keuangannya sehat.

3.    apakah kegiatan penjualannya menguntungkan.

4.    Dan bagaimana hubungan antar bagian / devisi atau departemen berlangsung harmonis atau tidak.

                Pemeriksaan yang dilakukan terus-menerus dan penganalisaan laporan dan catatan-catatan itulah yang sering disebut pengendalian intern. 

Jadi hanya dengan pemeriksaan yang terus berkesinambungan dan menganalisa, setiap laporan dan catatan-catatan dan mendalami dari mana laporan di atas didapat, maka manajemen dapat meletakkan kepercayaannya terhadap laporan yang akan digunakan atau dipakai untuk mengambil sebuah kebijakan.

2.  PENGERTIAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

            (Ikatan Akuntan Indonesia, 2001) mendefinisikan pengertian struktur pengendalian intern sebagai :

Suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personil lain entitas (organisasi) yang mereka desain untuk memberikan keyakinan memadai dalam hal pencapaian 3 (tiga) golongan tujuan berikut ini :

1.    Kehandalan pelaporan keuangan.

2.    Efektivitas dan efisiensi operasi.

3.    Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

            Menurut (Mulyadi, 2002) mendefinisikan pengertian struktur pengendalian intern sebagai :

·         Bahwa struktur pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu.

·         Struktur pengendalian intern merupakan suatu rangkaian yang bersifat pervasive (merembes) dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan.

·         Struktur pengendalian intern dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personil lain.

·         Struktur pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai bagi manajemen dan dewan komisaris, entitas, bukan keyakinan mutlak.

·         Struktur pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan: Pelaporan Keuangan, Kepatuhan dan Operasi.

            Jadi dapat disimpulkan bahwa Struktur pengendalian intern, memegang peranan penting dalam organisasi perusahaan, dimana dapat untuk merencanakan, mengkoordinasikan dan menguasai atau mengontrol berbagai aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan.

Pengendalian intern mencakup kebijakan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk memberikan jaminan tercapainya tujuan tertentu perusahaan.

Konsep struktur pengendalian intern didasarkan atas tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai untuk menetapkan dan menyelenggarakan struktur pengendalian intern dan dikaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian.

            Jadi, Pengertian Struktur Pengendalian Intern adalah “Kebijakan dan prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan perusahaan dapat dicapai”.

Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi metode dan prosedur yang dikoordinasikan dan diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk mengamankan harta milik perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansinya, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan sebelumnya.

PENTINGNYA PENGENDALIAN INTERN

Pengendalian intern menjadi penting berkaitan dengan :

a.    Lingkup dan ukuran entitas bisnis semakin kompleks.

Hal ini mengakibatkan manajemen harus mengandalkan laporan dan analisis yang banyak jumlahnya agar peranan pengendalian dapat berjalan efektif.

b.    Pemeriksaan dan penelaahan bawaan dalam sistem yang baik memberikan perlindungan terhadap kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan kekeliruan dan ketidakberesan yang terjadi.

c.    Pengendalian intern yang baik akan mengurangi beban pelaksanaan audit sehingga dapat mengurangi biaya ataupun fee audit.

Oleh karena itu bagi manajemen mempertahankan terus adanya Struktur Pengendalian Intern (SPI) termasuk struktur pelaporan yang baik adalah sangat diperlukan agar dapat melepaskan, menyerahkan atau mendelegasikan wewenang dan tanggung jawabnya dengan tepat.

Struktur Pengendalian intern satuan usaha terdiri dari 3 unsur, yaitu :

1.    Lingkungan Pengendalian.

2.    Sistem Akuntansi.

3.    Prosedur Pengendalian.

Ø PENJELASAN :

1.    LINGKUNGAN PENGENDALIAN

Faktor-faktor yang terkandung dalam lingkungan pengendalian :

·         Philosofi Manajemen dan Gaya Operasi.

·         Struktur Organisasi.

·         Komite Pemeriksa.

·         Metode Pengendalian Manajemen.

·         Pengaruh Eksternal.

2.    SISTEM AKUNTANSI

Sistem akuntansi didefinisikan sebagai elemen struktur pengendalian sebagai metode dan pencatatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasikan, menganalisis, mengklasifikasi, mencatat dan melaporkan transaksi perusahaan.

Sistem akuntansi yang efektif harus memenuhi :

1.    Mengidentifikasikan dan mencatat transaksi yang valid.

2.    Ketepatan waktu dalam pencatatan transaksi dan pengklasifikasiannnya dalam pelaporan keuangan.

3.    Pengukuran nilai transaksi dan mencatat dalam nilai yang tepat dalam laporan keuangan.

4.    Menunjukan perode transaksi tersebut terjadi dan mencatatnya dalam periode yang benar.

5.    Menyajikan secara tepat transaksi dan yang berhubungan dengan pengungkapannya dalam laporan keuangan.

3)   PROSEDUR PENGENDALIAN

Prosedur pengendalian melengkapi struktur pengendalian internal. Prosedur pengendalian dapat diterapkan pada satu jenis transaksi, misalnya penjualan, prosedur pengendalian juga dapat diterapkan secara luas dan terintegrasi pada sistem akuntansi yang khusus.

Klasifikasi dari prosedur pengendalian adalah :

a.     Prosedur Otorisasi.

b.     Pemisahan Tugas.

c.      Dokumen dan Catatan.

d.     Pengendalian Akses.

Jika struktur pengendalian intern suatu satuan usaha lemah, maka kemungkinan terjadinya kesalahan, ketidak akuratan ataupun kecurangan dalam perusahaan sangat besar.

Ø  ADA 3 (TIGA) KONSEP DASAR BERKENAAN DENGAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL, YAITU :

·         Tanggung Jawab Manajemen

Tanggung jawab manajemen meliputi pengawasan struktur pengendalian internal yang sedang berjalan dan jika perlu memodifikasinya.

·         Kewajaran

Manajemen bukan mencari tingkat absolut / mutlak, tetapi mencari tingkat yang “wajar”. Hal ini digunakan untuk memastikan bahwa sasaran dari struktur pengendalian sapat dicapai.

·         Keterbatasan

Struktur pengendalian internal mempunyai keterbatasan yang melekat padanya. Keterbatasan-keterbatasan tersebut adalah :

v  Faktor manusia yang melakukan fungsi prosedur pengendalian.

v  Pengendalian tidak mengarahkan pada seluruh transaksi. Maksudnya : Pengendalian tidak dapat diterapkan pada transaksi yang non rutin, seperti kejadian luar biasa dan bonus.

            Secara umum, Pengendalian Intern merupakan Bagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu. Sedangkan Sistem Pengendalian Intern merupakan Kumpulan dari pengendalian intern yang terintegrasi, berhubungan dan saling mendukung satu dengan yang lainnya.

            Pengendalian Internal adalah Rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi :

a.    Direksi dan manajemen mendapat pemahan akan arah pencapain tujuan perusahaan, dengan, meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya (asset) perusahaan.

b.    Laporan Kuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun interim.

c.    Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah taati dan dipatuhi dengan semestinya.

Ø  SRUKTUR PENGENDALIAN INTERN TERDIRI DARI 5 (LIMA) KOMPONEN, YAITU :

1.    LINGKUNGAN PENGENDALIAN.

Kunci lingkungan pengendalian adalah :

·         Integritas dan Etika.

·         Komitmen terhadap Kompetensi.

·         Struktur Organisasi.

·         Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab.

·         Praktik dan Kebijakan Sumber Daya Manusia yang Baik.

2.    PENILAIAN RESIKO.

Identifikasi dan analisa atas resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan, yaitu mengenai penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk kemudian dikelola”.

Langkah-langkah dalam penaksiran risiko adalah sebagai berikut :

·         Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi risiko.

·         Menaksir risiko yang berpengaruh cukup signifikan.

·         Menentukan tindakan yang dilakukan untuk me-manage risiko.

3.    AKTIVITAS PENGENDALIAN

Kebijakan dan prosedur yang dapat membantu mengarahkan manajemen hendaknya dilaksanakan. Aktivitas pengendalian hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di perusahaan.

Aktivitas pengendalian meliputi :

·         Pemisahan fungsi / tugas / wewenang yang cukup.

·         Otorisasi traksaksi dan aktivitas lainnya yang sesuai.

·         Pendokumentasiaan dan pencatatan yang cukup.

·         Pengendalian secara fisik terhadap aset dan catatan.

·         Evaluasi secara independen atas kinerja.

·         Pengendalian terhadap pemrosesan informasi.

·         Pembatasan akses terhadap sumberdaya dan catatan.

4.    INFORMASI DAN KOMUNIKASI

Menampung kebutuhan perusahaan di dalam mengidentifikasi, mengambil, dan mengkomukasikan informasi-informasi kepada pihak yang tepat agar mereka mampu melaksanakan tanggung jawab mereka.

5.    PENGAWASAN

Pengendalian intern seharusnya diawasi oleh manajemen dan personil di dalam perusahaan.

TUJUAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam mencapai (3) tiga golongan tujuan, yaitu :

·         Keandalan laporan keuangan.

·         Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

·         Efektivitas dan efesiensi operasi.

AKTIVITAS & PROSES PENGENDALIAN SIA

Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari 5 (lima) kategori berikut ini :

1.    Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai.

2.    Pemisahan tugas.

3.    Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai.

4.    Penjagaan aset dan catatan yang memadai.

5.    Pemeriksaan independen atas kinerja.

3.  ANCAMAN TERHADAP SIA

JENIS – JENIS ANCAMAN TERHADAP SISTEM INFORMASI

Keamanan merupakan faktor penting yang perlu diperhatikan dalam pengoperasian sistem informasi, yang dimaksudkan untuk mencegah ancaman terhadap sistem serta untuk mendeteksi dan membetulkan akibat segala kerusakan sistem.

Ancaman terhadap sistem informasi dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu Ancaman Aktif dan Ancaman Pasif.

a.    Ancaman aktif, mencakup :

1. Kecurangan.
2. Kejahatan Terhadap Komputer.

b.    Ancaman pasif, mencakup :

1.    Kegagalan Sistem.

2.    Kesalahan Manusia.

3.    Bencana Alam.

            Pencurian data kerap kali dilakukan oleh “orang dalam” untuk dijual. Salah satu kasus terjadi pada Encyclopedia Britanica Company (Bodnar dan Hopwood, 1993). Perusahaan ini menuduh seorang pegawainya menjual daftar nasabah ke sebuah pengiklan direct mail seharga $3 juta. 

Sabotase dapat dilakukan dengan berbagai cara. Istilah umum untuk menyatakan tindakan masuk kedalam suatu sistem komputer tanpa otorisasi, yaitu hacking. Pada masa kerusuhan rahun 1998, banyak situs Web badan-badan pemerintah di Indonesia diacak-acak oleh para cracker.

4.  KLASIFIKASI PENGENDALIAN INTERN

KLASIFIKASI PENGENDALIAN INTERN

1.    Menurut tujuannya, bedakan menjadi tiga kelompok, yaitu :

a.    Pengendalian Preventif, dimaksudkan untuk mencegah masalah sebelum masalah tersebut benar-benar terjadi.

b.    Pengendalian Detektif, untuk menemukan masalah segera setelah masalah tersebut terjadi.

c.    Pengendalian Korektif, dimaksudkan untuk memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian detektif.

2.    Menurut waktu pelaksanaannya, dibagi dalam dua kelompok yaitu :

a.    Pengendalian Umpan Balik (Feedback Control), adalah Pengendalian yang termasuk dalam kelompok pengendalian preventif karena jenis pengawasan ini memonitor proses dan input untuk memprediksi masalah yang akan terjadi (potential problem).

b.    Pengendalian Dini (Feedforward Control), adalah Pengendalian yang masuk dalam kelompok pengendalian detektif, karena jenis pengawasan ini mengukur sebuah proses dan menyesuaikannya apabila terjadi penyimpangan dari rencana semula.

3.    Menurut objek yang dikendalikan, maka dikelompokkan menjadi dua, yaitu:

a.    Pengawasan Umum (General Control), adalah Pengawasan yang dirancang untuk menjamin bahwa lingkungan pengawasan organisasi mantap dan dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektivitas pengawasan aplikasi.

b.    Pengawasan Aplikasi (Application Control), adalah Pengawsan yang digunakan untuk mencegah, mendeteksi dan membetulkan kesalahan transaksi saat transaksi tersebut diproses.

4.    Menurut tempat implementasi dalam siklus pengolahan data, dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:

a.    Pengawasan Input, dirancang untuk menjamin bahwa hanya data yang sah (valid), akurat dan diotorisasi saja yang dimasukkan dalam proses.

b.    Pengawsan Proses, dirancang untuk menjamin bahwa semua transaksi diproses secara akuran dan lengkap dan semua file dan record di-update secara tepat.

c.    Pengawasan Output, dirancang untuk menjamin bahwa keluaran sistem diawasi dengan semestinya.

5.  PENGENDALIAN CBIS

            CBIS atau Computer Base Information System mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi, meskipun secara teoritis, penerapan sebuah sistem informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya, namun pada prakteknya dengan data dan kebutuhan informasi yang begitu kompleks maka peran komputer inilah yang dikenal dengan istilah “computer based” karena digunakan untuk mengolah informasi dalam sebuah sistem maka disebut “Computer Base Information System” atau Sistem Informasi Berbasis Komputer.

            CBIS ini diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, sehingga tujuan organisasi (user) dapat tercapai secara effisien dan efektif dengan hasil yang maksimal dalam proses yang optimal.

5 (lima) hal pokok yang merupakan manfaat dari Sistem Informasi dalam pengendalian Manajemen Organisasi, adalah :

·         Penghematan Waktu (Time Saving).

·         Penghematan Biaya (Cost Saving).

·         Peningkatan Efektifitas (Effectiveness).

·         Pengembangan Teknologi (Technology Development).

·         Pengembangan Personil Akuntansi (Accounting Staff Development).

SUB SISTEM DARI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Sub sistem dari CBIS adalah :

1.    Sistem Informasi Akuntansi.

2.    Sistem Informasi Manajemen.

3.    Sistem Pendukung Keputusan.

4.    Automasi Kantor (Office Automation).

Semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusaahan.

5.    Sistem Pakar.

Sistem yang berusaha mengadopsi pengetahuan manusia ke komputer yang dirancang untuk memodelkan kemampuan menyelesaikan masalah seperti layaknya seorang pakar.